Minimizar o investimento necessário e o risco de obsolescência e deterioração

Como é que uma gestão de inventário eficiente e precisa permite a uma empresa reduzir a sua quantidade de stock?

Com a crescente diversidade de produtos comercializados pelos diferentes setores, como o retalho alimentar ou a indústria transformadora, a gestão de inventário assumiu um papel central no sucesso das organizações. Só uma gestão de inventário eficiente e precisa permite a uma empresa reduzir a quantidade de stock – minimizando, assim, o investimento necessário e o risco de obsolescência e/ou deterioração – sem comprometer o nível de serviço ao cliente.

É também fundamental descrever os conceitos mais presentes na gestão de inventário, nomeadamente os intervalos de tempo utilizados nesta área (lead time e review time) e o stock de segurança.

Consequências de ruturas e excesso de stock

De forma geral, a gestão de inventário procura encontrar a quantidade ótima de stock para garantir um processo eficiente. Se o stock numa loja diminuir, aumenta o risco de ocorrer uma rutura de stock, o que significa que a loja ficará sem produto disponível, levando à perda de vendas. Além disso, mesmo que não haja rutura total, o nível de stock pode ser suficientemente baixo para causar falta de visibilidade no espaço de exposição.

Essa falta de notoriedade pode também induzir uma quebra nas vendas. Por outro lado, se o stock em loja aumentar, pelas razões inversas, existe potencial para crescimento de vendas. No entanto, também se eleva o risco de quebra (deterioração), uma vez que um nível de stock mais elevado aumenta a probabilidade de os produtos expirarem antes de serem vendidos. Estes produtos representam uma perda financeira para a empresa, pois deixarão de ser comercializáveis.

Tempo de Revisão e Lead Time na Gestão de Inventário

Embora existam vários métodos de gestão de inventário, todos têm em comum a definição dos momentos em que o stock é revisto e encomendado, bem como da quantidade a encomendar. Relativamente aos momentos em que se realiza a revisão do stock e, caso necessário, a encomenda, o intervalo de tempo que mede duas revisões consecutivas de stock é designado por tempo de revisão (review time).

Após a colocação de uma encomenda ao fornecedor, este demora um determinado período a entregá-la. Este intervalo de tempo é conhecido como lead time.

Para o conseguir, a loja deve, no momento da encomenda, comparar o seu nível de stock com o correspondente ao período de proteção (tempo de revisão + lead time), e então encomendar a diferença entre os dois níveis de stock. O nível de stock correspondente à procura durante o período de proteção é chamado stock de ciclo.

Como se pode deduzir, para conhecer o nível de stock que será consumido durante o tempo de revisão e o lead time, seria necessário saber a procura nesse período. Como esta quantidade não é conhecida a priori, é necessário utilizar previsões de procura para estimar melhor este valor.

Estas previsões estão sempre associadas a um erro de previsão, ou seja, a procura real pode ser inferior ou superior à prevista. Se a procura for superior à previsão, o risco de rutura de stock (stock-out) aumenta.

Para evitar esta hipótese, é usada na loja uma quantidade extra de stock para reduzir a probabilidade de ruptura devido a erros de previsão. Este stock é chamado stock de segurança. O tamanho do stock de segurança depende, naturalmente, do erro de previsão associado a determinado produto.

Outras restrições do processo de reposição podem levar a níveis mais elevados de stock de segurança (por exemplo, um baixo nível de serviço do fornecedor).

Assim, pode dizer-se que o tema da gestão de inventário, por um lado, está estruturado na gestão da empresa, uma vez que pode ter um enorme impacto no seu potencial de sucesso, e, por outro lado, é marcado por uma grande complexidade, tanto pela necessidade de diferentes dados (lead time dos processos anteriores, tempo de revisão, stocks de exposição, …), como pela necessária integração com a previsão da procura.

Dada a clara dificuldade de implementar um método de gestão de inventário numa empresa, o grande desafio nesta área é conseguir melhorar simultaneamente os três indicadores-chave de desempenho: nível de stock, perdas (devida a deterioração) e nível de serviço ao cliente.