Ofrecer un nivel de servicio excelente con estrategias de gestión de inventario optimizadas: un enfoque basado en datos

¿Cómo implementar un cambio transformador en la gestión del inventario?

Durante la pandemia, el reequilibrio de la importancia de cada canal de demanda (comercio electrónico, tienda física, etc.) estresó a las cadenas de suministro de todo el mundo y las empresas se dieron cuenta de que necesitaban un plan de optimización de inventario viable y resistente a las crisis para ajustar el efectivo y ejecutar los planes rápidamente para una entrega puntual.

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Por un lado, la falta de inventario conduce a la falta de existencias, que a corto plazo se traducen en una pérdida de márgenes y, a largo plazo, ponen en peligro la lealtad de los clientes.

Por otro lado, el inventario excesivo aumenta los costos de almacenamiento, espacio y deterioro, e intensifica la complejidad de las operaciones de almacenamiento y recolección. Además, existe una presión cada vez mayor en favor de las políticas de inventario, para reducir los costos para aumentar la competitividad.

En varias empresas, el proceso sigue siendo muy manual y se centra en los archivos de Excel y apoyándose únicamente en conocimientos empíricos, falta de métodos avanzados de previsión y políticas de gestión de inventario que captan los matices de la cadena de valor, desde el lado de la oferta (por ejemplo, el tiempo de entrega, el nivel de servicio del proveedor, los costos de los pedidos) hasta el lado de la demanda (por ejemplo, la volatilidad de las ventas, el nivel de servicio objetivo para el cliente final).

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Para implementar con éxito un cambio tan transformador en el proceso de gestión del inventario, se recomiendan cuatro actividades estructurales:

1. Diagnostica

El primer paso es evaluar la situación actual y analizar los KPI. Al mapear los flujos operativos, podrá identificar oportunidades de mejora en las metodologías básicas y, al mismo tiempo, cuantificar los beneficios.

No olvide que, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, todos los departamentos deben usar las mismas fuentes de datos y modelos analíticos. Por ejemplo, si los gestores de planificación estratégica e inventario utilizan diferentes fuentes de datos, tienen su propia forma de hacer previsiones o hacen suposiciones incoherentes sobre el comportamiento de los consumidores, las decisiones operativas de planificación para cumplir los objetivos estratégicos acabarán por fracasar (y con toda seguridad).

2. Desarrollar un modelo analítico

Tras el diagnóstico, es hora de crear un modelo analítico sólido para respaldar las decisiones de previsión de la demanda, reabastecimiento, compras y transbordo lateral. Este modelo le permitirá probar nuevas políticas de inventario en un entorno libre de riesgos.

Con la simulación de una política de gestión de inventario recientemente optimizada, conocerás los posibles ahorros y decidirás cuál es el mejor flujo para cada producto. Los diferentes productos pueden tener diferentes configuraciones óptimas, según una variedad de atributos, como la confiabilidad del proveedor, la actividad promocional y la velocidad y estabilidad de las ventas.

Como varios estudios de casos nos mostró que es posible reducir los costos operativos, de inventario y comerciales optimizando las existencias a nivel de SKU.

3. Implemente el nuevo proceso

Una vez que defina la estrategia adecuada para cada producto, necesitará una herramienta integrada de planificación de inventario para proporcionar pronósticos granulares y recomendaciones optimizadas para las necesidades de inventario.

«Las herramientas de apoyo a la toma de decisiones para gestionar las previsiones, el reabastecimiento y las adquisiciones mejoran significativamente los resultados de la gestión del inventario».

Hay varias maneras en que los equipos de la cadena de suministro pueden incorporar metodologías de vanguardia en sus procesos/sistemas:

• Ajusta las parametrizaciones de los sistemas actuales (MRP) para establecer la estrategia de inventario con mayor precisión para cada SKU; este enfoque se limita a la madurez del sistema utilizado por cada empresa.
• Desarrollar nuevas metodologías de pronóstico/adquisición/reposición y los integró en los sistemas actuales.
• Adopte un enfoque de «gestión de inventario como servicio», externalizar la parte conceptual de la gestión del inventario a empresas especializadas en los temas. Un aspecto crucial es garantizar las herramientas de monitoreo (por ejemplo, los paneles de control), de modo que el rendimiento de los procesos pueda medirse y cuestionarse.

Definir qué KPI medir es un paso crucial sobre el aspecto mencionado, ya que debe cubrir los siguientes ángulos:

• Prevea la evolución de los errores a lo largo del tiempo, con una comparación entre las previsiones automáticas y las basadas en juicios.
• Cobertura de existencias (promedio, existencias a punto de caducar, etc.), nivel de servicio al cliente final, tanto en cantidad como en valor.
• Los productos/puntos de venta con mejores y peores resultados.

4. Mejora continua

Como las cadenas de suministro actuales evolucionan constantemente, debe estar preparado para mantener sus políticas de inventario optimizadas constantemente.

Una cultura de monitoreo garantizará la precisión del reabastecimiento de las existencias y destacará automáticamente las áreas clave de mejora.

También es crucial para integrar la revisión de la cartera y el análisis de rentabilidad/tendencias con los procesos de gestión de inventario, ya que los costos de adquisición e inventario representan una parte importante del costo total de un producto determinado. De este modo, podrá reducir el tiempo de comercialización de cambios disruptivos en la administración del inventario, acelerando los impactos positivos en las operaciones de la cadena de suministro.